Şube Müdürlüğü Görev Tanımları

Bilgi Teknolojileri ve CBS İşlemleri

• İl müdürlüğü bünyesinde bilgi ve iletişim teknolojileri, coğrafi bilgi sistemleri ve uzaktan algılama ile ilgili çalışmaları Bakanlık koordinasyonluğunda yürütmek.
• İl müdürlüğü bünyesinde ihtiyaç duyulan yazılımları veya yazılım geliştirme araçlarını belirlemek, geliştirmek.
• İl müdürlüğü bilgi ve iletişim çalışmaları için gereken her türlü donanım ve çevre birimlerini tedarik etmek ve gerekli teknik desteği sağlamak.
• Bilişim teknolojisindeki gelişmelere uygun olarak il müdürlüğüne bağlı birimlerin ihtiyaç duyduğu alanlarda daha etkin ve verimli bilgi, belge ve iş akışı düzenini kurmak.
• İl müdürlüğü network ağı işletimini Bakanlık koordinasyonluğunda yürütmek.
• İnternet erişim ve iletişim hizmetleri ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.
• Bilgi ve iletişim konularında gereken eğitimlerin yapılmasını sağlamak.
• İl Müdürlüğü bünyesinde oluşan donanım taleplerini değerlendirmek, alınması kararlaştırılan donanımların onayını merkeze sunmak.
• İl Müdürlüğünün web sayfasını kurumsal standartlara uygun hazırlamak, güncellenmesini sağlamak.
• İl Müdürlüğü bilişim projelerini Bakanlık koordinasyonluğunda yürütmek.
• Coğrafi verilerin diğer birimler ve kurumlardan temin edilmesi amacıyla gerekli koordinasyonu sağlamak, yapılması gereken işleri takip etmek ve süresinde sonuçlandırılmasını sağlamak.

Personel ve Özlük İşlemleri

• Personel ihtiyacını karşılamak için Bakanlığa teklifte bulunmak.
• Kurum içi, kurum dışı nakil ve açıktan atama, müktesep üstü kadrolara atama, vekâlet ve geçici görevlendirmelerde, göreve başlama ve ayrılış tarihlerini bildirmek.
• Personelin SGK sigortalı işten ayrılış ve işe giriş bildirgelerini yapmak, Bakanlığa göndermek.
• Asaleti tasdik edilecek personelin Bakanlığa teklifini yapmak, tasdik edilen personele "Yemin Belgesi" imzalatarak Bakanlığa göndermek.
• Yeni işe başlayan memurlara "Etik Sözleşmesi" imzalatarak Bakanlığa göndermek.
• Personelin her türlü izin işlemlerini takip etmek.
• 4483 sayılı Kanun uyarınca personel hakkında yürütülen adli soruşturma ve kovuşturma safahatını takip etmek ve periyodik olarak Bakanlığa bilgi vermek, disiplin işlemi yapılan personele ilişkin tüm bilgi ve belgeleri Bakanlığa göndermek.
• Emekliye ayrılan işçi ve geçici personele kıdem tazminatının ödenebilmesi için Bakanlığa teklifte bulunmak.
• Birimler itibariyle memur, işçi, sözleşmeli ve geçici personelin unvanlarına göre sayısal ortamda takibini yapmak.
• İl Müdürlüğü lojmanlarında ikamet eden il teşkilatı personelinin takibini yapmak, kurumdan ayrılanları veya atananları Bakanlığa bildirmek.
• 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde e-posta yolu ile yapılan başvuruları cevaplandırmak ve ilgili birime havale işlemlerini yapmak.
• Çalışan personelin sendikaya üyelik ve çekilme işlemlerini takip etmek.
• 4688 sayılı Kamu Görevlileri Sendikaları Kanunu gereği yetkili sendika ile kurum idari kurulu toplantısında alınan kararları takip etmek.
• Yetkili sendikanın belirlenmesi için tutanakları hazırlamak ve Bakanlıkla koordinasyonu sağlamak.

Maaş, Tahakkuk ve Emeklilik İşlemleri

• Personel Dairesi Başkanlığı tarafından yapılan derece-kademe terfilerinin maaş bordrolarına girilmesini sağlamak.
• SGK’ya tabi geçen hizmetler ile okul bitirme, hazırlık sınıfı okuma, yüksek lisans, doktora ve askerlik hizmeti hakkında yapılan intibak işlemlerini maaş bordrolarına girmek.
• Maaş ve kesenek karşılıklarını hesaplamak, kesenek karşılığını Sosyal Güvenlik Kurumu hesabına yatırmak, kişiye alacağının ödenmesini sağlamak.
• Bakanlık tarafından aylık rutin olarak gönderilen kıdem aylığına esas hizmet süresi olurlarının personelin maaşına yansıtmak üzere saymanlığa göndermek.
• Personelin SGK’ya tabi geçen hizmetlerini birleştirmek ve emekliliğe esas fiili hizmet süresi ile ilgili talepleri Bakanlığa göndermek.
• Emeklilik talebinde bulunan personelin talep dilekçesini Bakanlığa iletmek, emekli ikramiye ve maaşı bağlanabilmesi için istenilen bilgi ve belgeleri Bakanlığa göndermek.
• Vefat eden personelin dul ve yetimlerine maaş bağlanabilmesi için gerekli bilgi ve belgeleri yakınlarından temin ederek Bakanlığa göndermek.
• Hizmet borçlanması talebinde bulunan personelin borçlanma dilekçesi ile bilgi ve belgelerini Bakanlığa göndermek.

İdari İşler, Taşınır ve Destek Hizmetleri

• Egzoz gazı emisyon ölçüm pul ve ruhsatlarını Bakanlıktan tedarik etmek, muhafaza etmek ve yetkili istasyonlara dağıtımını sağlamak.
• Satış işlemleri yapılan her tür matbu belgenin (Egzoz Pulu, Atık Taşıma Formu vb.) takip, giriş-çıkış ve temin işlemlerini yürütmek.
• Yemekhane ve misafirhane ile ilgili gelir ve giderlerin hesabını yapmak, mevzuata uygun defter tutmak.
• Genel Evrak, arşiv, posta ve kurye işlemlerinin yürütülmesini sağlamak.
• Arşiv ve dosyalama işlemlerini yapmak, evrakları uygun koşullarda muhafaza etmek ve miadı dolmuş evraklarla ilgili işlemleri yürütmek.
• Yangınla ilgili söndürme, kurtarma, koruma ve ilk yardım ekiplerini oluşturmak, bina güvenliği ve sivil savunma işlemlerini takip etmek.
• Aylık icmallerin Bakanlığa gönderilmesini sağlamak.
• Hizmet binası ihtiyaçlarını belirlemek, giderilmesi ve takibini sağlamak.
• Hizmet alımları ile ilgili işlemleri 4734 ve 4735 sayılı Kanuna göre yürütmek.
• Hizmet binasının temizlik, güvenlik, bakım ve onarım işlerinin yapılmasını sağlamak.
• İşyeri tabldot, ulaşım ve sosyal tesis (lojman, misafirhane vb.) işlemlerini koordine etmek.
• Ödemesi yapılacak hak edişleri Saymanlığa göndermek, icra ve mahkeme işlerini yürütmek.
• Teminat iadelerini yapmak ve ayniyat işlemlerini takip ederek Bakanlığa bilgi vermek.
• Memur ve İşçi personelin giyim yardımlarını yönetmelik uyarınca yürütmek.

Mali Yönetim, Ödenek ve Taşıt İşlemleri

• Bakanlık Döner Sermaye Kurumsal Hesabına yatırılan bedelleri takip etmek ve fatura düzenlemek.
• 657 sayılı Kanuna tabi (4/b, 4/c dahil) ve İş Kanununa tabi personelin yıllık ödenek ihtiyaçlarını tespit edip talep etmek.
• Müdürlüğün elektrik, su, telefon, internet ve ilan giderlerini ödemek.
• 237 sayılı Taşıt Kanununa tabi araçların sevk, idare, tamir, bakım, sigorta ve yakıt giderlerini takip etmek.
• Bina tesisatlarının (elektrik, doğalgaz, asansör vb.) işletilmesi ve bakımını sağlamak.
• Sosyal Tesis Muhasebe Takip Sistemi kayıtlarını tutmak.
• Personele verilen ödül, başarı belgeleri ve görevden uzaklaştırma işlemlerini takip etmek.
• İl Müdürlüğü tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.